Chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê cải tạo nâng cấp văn phòng

Chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê là một trong những khoản chi phí mà các chủ doanh nghiệp cần cân đong đếm để tránh tốn kém quá nhiều. Hiện nay, xu thế các doanh nghiệp thuê văn phòng làm nơi đầu tư dự án, phục vụ cho công việc diễn ra ngày càng tăng, nhất là ở các thành phố lớn. Các văn phòng sau một thời gian sử dụng cần được nâng cấp hoặc sửa chữa nhằm cải thiện, tăng hiệu suất, chất lượng sử dụng, đem lại hiệu quả như mong muốn. Lúc này, nhiệm vụ của kế toán là ghi chép, xây dựng hạch toán (hay định khoản) các chi phí sửa chữa, nâng cấp văn phòng để triển khai thực hiện đáp ứng được hiệu quả về kinh tế của doanh nghiệp và quy định của pháp luật.

Trong trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng để làm việc, việc định khoản chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê có thể thực hiện theo hai cách khác nhau, tùy thuộc vào tính chất và mức độ của việc sửa chữa. Hãy tham khảo các thông tin tư vấn dưới đây từ Công ty cho thuê văn phòng và mặt bằng - Đại Thắng Holdings về các khoản chi phí sửa chữa đối với văn phòng đi thuê để mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp nhé.

1. Định khoản chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê (không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá)

Trường hợp định khoản chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê áp dụng cho các sửa chữa nhỏ như sơn tường, thay đèn, sửa ổ cắm… mà không thay đổi diện tích, chức năng hoặc thời gian sử dụng văn phòng:

- Nếu chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê bao gồm trong tiền nhà thuê, chỉ cần ghi nhận tiền thuê văn phòng vào chi phí kinh doanh.

- Nếu chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê không bao gồm trong tiền thuê văn phòng, doanh nghiệp cần định khoản như sau:

+ Định khoản chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê khi phát sinh chi phí:

Nếu có khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ghi:

Nợ TK 241 – xây dựng cơ bản dở dang (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT)

Nợ TK 133 – thuế GTGT được khấu trừ

Có các TK 111, TK 112, TK 152, TK 214, TK 331...

Nếu thuế GTGT đầu vào không khấu trừ, ghi:

Nợ TK 241 – xây dựng cơ bản dở dang

Có các TK 111, TK 112, TK 152, TK 214, TK 334...

+ Định khoản chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê khi công việc sửa chữa hoàn thành:

Nợ TK 623, TK 627, TK 641, TK 642 (nếu có sửa chữa nhỏ, theo Thông tư số 200)

Nợ TK 242 – chi phí trả trước (nếu là sửa chữa lớn được phân bổ dần, theo Thông tư số 200 và Thông tư số 133)

Nợ TK 352 – dự phòng phải trả (nếu trích trước chi phí sửa chữa định kỳ, theo Thông tư số 200 và Thông tư số 133)

Có TK 241 – xây dựng cơ bản dở dang

2. Định khoản chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê có tính chu kỳ

Trong trường hợp sửa chữa văn phòng có tính chu kỳ, doanh nghiệp trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Khi có kế hoạch sửa chữa từ đầu năm, doanh nghiệp ghi nợ và có theo các nội dung như sau:

- Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng trích trước theo kế hoạch hàng kỳ:

Nợ TK 627, TK 641, TK 642

Có TK 352 – dự phòng phải trả

- Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng khi phát sinh chi phí thực tế:

Nợ TK 2413 – sửa chữa lớn

Có TK 111, TK 152, TK 153, TK 214, TK 334, TK 338...

- Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng khi công trình hoàn thành:

Nợ TK 352 (hoặc 3524) – dự phòng phải trả

Có TK 2413 – sửa chữa lớn

Đối với sự chênh lệch giữa chi phí sửa chữa văn phòng thực tế phát sinh và số được trích theo kế hoạch:

- Nếu số phát sinh thực tế lớn hơn số trích trước, doanh nghiệp trích bổ sung, ghi: Nợ TK 352, Có TK 627, Có TK 641 hoặc Có TK 711 (thu nhập khác)

Lưu ý: thời gian phân bổ chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê có tính chu kỳ tối đa 3 năm. Nếu thời gian sửa chữa vượt quá 3 năm, doanh nghiệp cần xem xét việc ghi tăng nguyên giá. Trong trường hợp ngân sách cao, doanh nghiệp có thể cân đối việc chuyển sang hình thức thuê văn phòng theo giờ, giúp giảm tải các chi phí liên quan một cách hiệu quả nhất.

3. Định khoản hạch toán nâng cấp văn phòng

Trong trường hợp này, doanh nghiệp tiến hành sửa chữa văn phòng với tính chất nâng cấp, thay đổi diện tích, chức năng hoặc thời gian sử dụng như xây dựng thêm phòng làm việc, lắp đặt thêm hệ thống điện, mạng, an ninh.

Doanh nghiệp cần xác định giá trị ban đầu của văn phòng cho thuê bằng cách tích hợp các chi phí sửa chữa với tính chất nâng cấp mà đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá. Quá trình hạch toán diễn ra như sau:

- Khi có chi phí phát sinh:

+ Nếu có khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ghi: Nợ TK 241, Nợ TK 133, Có TK 111, TK 112, TK 152, TK 214, TK 331...

+ Nếu thuế GTGT đầu vào không ghi khấu trừ, ghi: Nợ TK 241, Có TK 111, 112, 152, 214, 334,...

- Khi quá trình nâng cấp hoàn thành, doanh nghiệp ghi: Nợ TK 211, Có TK 241

Tóm lại, việc định khoản chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ quy định của pháp luật. Cần hiểu rõ và tuân theo quy định để đảm bảo rằng việc định khoản được thực hiện đúng cách và hợp pháp, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi ích và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của họ. Ngoài lợi ích về kinh tế, đặc biệt đối với các văn phòng cho thuê hạng a, giá trị trao đi mới là điều quan trọng. Vì vậy, trong việc hợp tác cần tính đến lợi ích của cả các bên, đảm bảo sự cho đi và nhận lại phù hợp với mong muốn của các bên, xây dựng mối liên hệ bền vững trên những nguyên tắc đạo đức và được pháp luật cho phép. 

Bạn có thể tìm đến đơn vị cho thuê nhà làm văn phòng công ty, cho thuê mặt bằng căn hộ dịch vụ Đại Thắng Holdings để được tư vấn về các loại hình thuê văn phòng theo giờ, các định khoản chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê, văn phòng cho thuê hạng a với mức giá phù hợp nhất tại Đà Nẵng.